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Passer à une facturation en ligne est un changement assez important pour toute entreprise, car cela affecte les habitudes et les processus déjà en place. Un tel changement peut paraître compliqué et coûteux, or que si bien exécuté, la transition vers une facturation en ligne est la meilleure décision qu’une entreprise puisse prendre.
Avant de parler de comment mettre en place ce changement, il serait intéressant de savoir si vous en avez besoin.
Voici les 5 signes non-trompeurs qui indiquent que vous avez besoin de faire cette transition :
1 – Vous avez des retards de paiement :
La génération et l’envoi de facture en papier vous prennent du temps ce qui retarde le début des termes de paiement et donc l’encaissement des fonds. Cela rajoute des retards dans la gestion de votre trésorerie et impacte significativement l’ensemble des activités de votre entreprise.
La facturation en ligne, en revanche, élimine ce délai. Les factures sont envoyées immédiatement aux clients et les paiements peuvent commencer sans attendre à travers une plateforme de paiement en ligne comme e-Fawtara qui propose non seulement la génération de la facture, mais aussi un lien de paiement en ligne qui sera envoyé au client.
Pour information : 41 % des entreprises rapportent que la lenteur des paiements est une des principales raisons pour lesquelles elles choisissent de digitaliser leurs processus de facturation.
2 – Vous trouvez la gestion manuelle de vos factures chronophage, et vous prend énormément de temps :
La gestion manuelle de vos factures vous demande beaucoup de temps et monopolise votre personnel, votre équipe doit entrer manuellement les informations, envoyer les factures et suivre les paiements. En plus de cela, ces tâches augmentent les risques d’erreurs, ce qui est frustrant.
En automatisant ces processus via un système de facturation en ligne, vous libérez une grande partie de ce temps. Certaines entreprises peuvent libérer jusqu’à 60 % du temps de leurs équipes en automatisant les processus liés à la comptabilité. De plus, cela permet à vos équipes de se concentrer sur des tâches plus stratégiques qui apportent une véritable valeur ajoutée.
3 – La facturation manuelle vous engendre des coûts :
L’envoi de factures papier représente une dépense importante : frais d’envoi, matériel (papier, enveloppes), et surtout, temps de traitement manuel. La transition vers un système numérique diminue ces coûts tout en accélérant les paiements et en réduisant les erreurs humaines, ce qui génère des économies supplémentaires. Avec e-Fawtara vous n’aurez qu’à payer une seule fois pour avoir accès au service.
4 – Vous avez effectué plusieurs fois des erreurs lors de la rédaction de vos factures :
Les processus manuels sont propices aux erreurs, qu’il s’agisse d’erreurs de saisie ou d’envoi de factures incorrectes. Avec un système de facturation électronique, les erreurs sont réduites grâce à l’automatisation des données et à la synchronisation des informations. Une facturation numérique offre une source unique de vérité, permettant aux employés et aux clients d’accéder aux mêmes informations en temps réel, via un portail en ligne. Cela garantit que les données sont toujours à jour et élimine les risques d’erreurs liées à la gestion manuelle.
5 – Vos clients sont insatisfaits de votre processus de facturation :
Si vos clients vous ont exprimé leur mécontentement quant à la lenteur de la réception des factures, ou du temps et de la complexité que prend le paiement, c’est qu’il est temps d’envisager la facturation en ligne. Avec e-Fawtara, vos clients reçoivent leurs factures plus rapidement et peuvent les payer via un éventail de méthodes de paiement en ligne (Dhahabia, carte CIB, ou même carte Visa).
En facilitant le processus pour vos clients, non seulement, vous améliorez leur expérience, mais vous augmentez également leur fidélité.
Quelles sont les étapes à suivre pour passer à la facturation en ligne ?
Effectuer une transition réussie demande une planification et une étude de vos processus déjà en place, pour faire en sorte que votre changement d’habitude soit maîtrisé et intégré.
Voici les étapes à suivre :
1 – Elaborer un plan :
La première étape consiste à planifier soigneusement la transition. Définissez vos objectifs, les avantages que vous espérez obtenir (réduction des coûts, amélioration de l’efficacité, satisfaction client accrue), ainsi qu’un calendrier réaliste pour la mise en œuvre.
Il est également important d’impliquer votre équipe dès le début. Faites des recherches pour choisir le bon logiciel de facturation, et si vous optez pour e-Fawtara assurez vous d’opter pour la version qui vous correspond le mieux entre la version hybride hébergée sur notre site, ou la version locale qui sera intégrée à votre système et qui vous sera personnalisée. Assurez-vous que votre personnel puisse tester et s’entraîner sur la version choisie afin de bien maîtriser le processus de génération et d’envoi de factures.
Il est aussi crucial de définir les indicateurs de performance pour mesurer l’impact de la facturation en ligne sur votre activité.
2 – Organiser les dossiers clients :
La transition vers la facturation électronique nécessite que vous disposiez des bonnes informations sur vos clients, notamment leurs noms et leurs adresses e-mail. Il est conseillé d’intégrer ces informations dans le nouveau système de facturation. Il est essentiel de numériser les documents papiers existants et de les intégrer dans le système, pour gérer les factures en attente.
3 – Former l’équipe :
Il est impératif que vos équipes comptables soient formées à l’utilisation du nouveau système. e-Fawtara vise à concevoir une plateforme intuitive, ou la compréhension de son utilisation soit naturelle et facile. Toutefois, si vous trouvez des difficultés à l’utiliser, notre service client vous accompagnera et vous formera pour vous faciliter son adoption. Assurez-vous que chaque membre de l’équipe soit à l’aise avec les fonctionnalités afin de maximiser l’efficacité du système de facturation en ligne…
4 – Communiquer avec les clients :
Avant de passer à la facturation en ligne, informez vos clients des changements à venir. Expliquez-leur les avantages, notamment la rapidité et la simplicité de réception et de paiement des factures. Il est recommandé d’être proactif en mettant du personnel à leur disposition pour répondre à leurs questions pendant et après la transition. Cela évitera toute confusion et renforcera la relation de confiance avec vos clients.
5 – Lancer et surveiller :
Lors du déploiement, vous pouvez choisir de migrer vers la facturation électronique progressivement ou de manière simultanée pour tous vos clients. Il est important de suivre de près les premières semaines du déploiement pour détecter et corriger tout problème éventuel. Rencontrez régulièrement vos équipes pour évaluer l’évolution du processus et ajuster si nécessaire.
La facturation électronique facilite le travail de votre équipe en réduisant les tâches manuelles, en simplifiant la gestion des documents et en minimisant les erreurs. De plus, cela offre à vos clients une expérience de facturation et de paiement bien supérieure : ils peuvent accéder à leurs factures en toute sécurité en ligne et régler immédiatement en quelques clics, peu importe où ils se trouvent.
Avec des économies de coûts et de temps, ainsi qu’une fidélisation client accrue, il est essentiel de considérer cette transition comme une priorité si vous n’avez pas encore franchi le pas.